“Las empresas comerciales y de servicios están repletas de procesos administrativos y la gran mayoría se pueden automatizar. Organizaciones de todo porte lo pueden realizar en forma rápida, sencilla y con reducidos costos,” afirma Álvaro Sorondo, socio-director de la consultora Modum, al referirse a la Digitalización de los Procesos Administrativos.
“Y no exagero”, asegura el ingeniero, quien indica que ciertos procesos administrativos en las empresas son largos, engorrosos, implican muchos pasos, y hasta la posibilidad de cometer errores costosos. “Con la digitalización o automatización se logra mayor eficiencia y productividad en las organizaciones”.
Álvaro Sorondo reconoce que la pandemia ha impulsado que tanto empresas públicas como privadas aceleren la digitalización. Pero explica que aún hay mucho camino por recorrer para que todas apliquen esas herramientas que, señala, algunas son tan fáciles de implementar que se puede realizar en dos o tres horas. Otras llevan unos días, según el tamaño de la empresa o el proceso a digitalizar.
La pandemia impulsó estas herramientas
“Justo esta semana debía sacar una Partida de Nacimiento. Antes las personas debían trasladarse hasta una oficina, quizás hacer cola, brindar sus datos para que les entregaran un papel, que en ese momento debían abonar. Actualmente se ingresa a una página web donde se coloca la información, el lugar de envío de la partida y se paga online. En 10 minutos se realiza lo que antes quizás llevaba desde dos o tres horas o la mañana entera”, explica, señalando además lo que implicaba en costos de traslado y espera para el usuario.
“Empujado por esta triste situación sanitaria generada por el Covid-19, algunos organismos del Estado están digitalizando sus procesos para evitar la movilidad, entre otros. Desde el punto de vista sanitario se logra reducir muchísimo la circulación de las personas. Pero si uno lo ve desde el punto de vista del usuario, le facilita enormemente porque no tiene que trasladarse, perder tiempo ni incurrir en gastos”, dice.
Digitalización en el sector privado: vital para evitar errores y reducir costos
En empresas privadas que reciben solicitudes de compra, completan formularios, llegan quejas, o se realizan pedidos a proveedores, entre tantos otros procesos administrativos, es importantísimo innovar con la Digitalización de Procesos. “Sobre todo en aquellos que implican varios pasos. Por ejemplo, una persona completa un formulario, una solicitud, una necesidad o un reclamo. En muchas organizaciones eso llega a otra persona que lo analiza, luego se le entrega a otra que explica cómo solucionarlo, una tercera que toma la decisión y luego otra que la ejecuta y señala que está pronto. Toda esa cadena está repleta de papelerío, o, en el mejor de los casos, implica una innumerable cantidad de mails con archivos adjuntos, con posibilidades de errores accidentales y muchísimas horas hombre”, ejemplifica el ingeniero.
La Digitalización de Procesos Administrativos es una rama de la Tecnología, y brinda herramientas de bajo costo y sencillas que facilitan la puesta en marcha, explica Sorondo, y añade que digitalizar un proceso, por ejemplo, es que una persona necesite comprar una resma de hojas para la impresora, haga un click en su computadora, y su formulario viaje por los distintos puestos en forma simultánea y ficticia, porque en realidad está todo en un sistema.
Simples, eficaces y de bajo costo
“Lo interesante -agrega el ingeniero- es que existen herramientas sumamente sencillas y hasta económicas que permiten hacerlo. Cuando uno quiere mejorar la productividad de una empresa, trabajar mejor y más rápido, lo primero que se debe hacer es analizar cómo es el proceso y cómo son los distintos pasos que damos para optimizarlos. En Modum, como consultores y asesores estamos en continuo contacto con las organizaciones, con las que colaboramos para que mejoren sus procesos de gestión, y así logren mayores resultados tanto financieros como sobre la calidad del servicio que brindan. En ese trabajo, junto a los líderes de las organizaciones, ayudamos a que sean más eficientes y a eliminar pasos innecesarios”.
Desde hace tiempo, el equipo de Modum encontró que podía brindar un plus a su trabajo de Mejora de los Procesos de Gestión y asesorar a las empresas en la digitalización, ya que de esa manera se logran todavía mejores resultados y se gana en calidad de servicio, eficiencia y productividad.
Para empresas grandes, medianas y chicas
“Como nosotros trabajamos mucho con las organizaciones, ayudándolas a mejorar la forma en que hacen las cosas, dentro de eso está comprendido todo lo que tiene que ver con los procesos administrativos. Las empresas comerciales y de servicios están repletas de procesos y la enorme mayoría se pueden automatizar de una forma muy sencilla, a través de herramientas de bajo costo, y al alcance de organizaciones chicas, medianas o grandes. Hay procesos que, en un par de horas, uno se sienta en una computadora, los modela y los automatiza”, asegura.
“En Modum hemos implementado estas soluciones tanto en empresas grandes como chicas. Por ejemplo, tenemos el caso de un cliente que mueve materiales y equipamiento de un lugar a otro, por el tipo de empresa que es. Rápidamente en dos o tres días quedó funcionando un sistema que le permite incluso saber a través de su celular, la ubicación de los equipos, qué materiales fueron de tal ubicación a otra, qué personas intervinieron en los procesos. Puede hasta descargar reportes sobre todo, para luego tomar decisiones. Y la puesta en marcha de esa solución fue rápida y sencilla. Hoy hay herramientas disponibles que ni siquiera requieren tener conocimientos de programación, una persona con conocimientos básicos de informática lo puede hacer”.
Beneficios de la Digitalización de Procesos
“Realmente es muy accesible para organizaciones de todo tamaño”, reafirma enumerando los beneficios de la Digitalización de Procesos.
– Elimina los papeles
“Los papeles se pierden, deterioran, acumulan, son difíciles de archivar y luego encontrar. Y quizás un importante pedido o solicitud se traspapele. Con la Digitalización de Procesos, todo pasa a un soporte digital que facilita enormemente la búsqueda de la información”.
– Los tiempos se reducen infinitamente
“Desde el momento que lleno un formulario y hago click, lo recibe una persona que puede estar del otro lado del mundo, o en la oficina contigua, no importa. Pero desde el momento que le doy enviar, la persona ya recibió ese formulario. Ese tiempo que se gana permite a los líderes de las organizaciones y todo su equipo a preocuparse por lo realmente importante y no lo burocrático. Con la digitalización de procesos, uno no tiene que estar pendiente: ‘me tengo que acordar de…’ La digitalización, si está bien hecha, envía recordatorios y tareas pendientes. La persona puede estar tranquilo y concentrarse en lo que tiene que hacer. Son mecanismos que ayudan a que órdenes de compra, pedidos, solicitudes, quejas, formularios, no queden archivadas sin que nadie las atienda. El propio sistema, sea por mail u otro medio, va avisando sobre las tareas pendientes.
– Ordena y es un sistema transparente
“Otro beneficio muy importante es que cuando se automatiza un proceso no hay forma de salirse del mismo, mediante atajos o salteándose pasos. Eso ayuda mucho a ordenar y que efectivamente las cosas se realicen como está decidido que se lleven adelante. Cada paso está establecido, así como las personas o áreas que tienen la responsabilidad sobre parte del proceso. Esa digitalización asegura de que se hace todo lo que debe hacerse, no hay ningún desvío y lo realizan las personas indicadas, en el orden que corresponde”.
– Reduce los costos
“Se gana muchísimo en tiempos que se acortan, así como las horas-hombre. Y se minimiza en errores, que pueden ser costosos para las empresas.
– Todo queda registrado
“Es una gran ventaja ya que todo queda registrado en la aplicación informática. Uno puede generar reportes, indicadores y otros informes que colaboran para la toma de decisiones. Ante cualquier duda o error, se puede rastrear cada paso del proceso – qué se hizo, cuándo se hizo, quién lo hizo. Estas herramientas me dan información muy útil para seguir mejorando los procesos en tiempos y en costos”.
Comentarios recientes